Stap-voor-stap aan de slag met jouw eerste welzijnsprogramma
Een welzijnsprogramma is meer dan een losse vitaliteitsweek, een cursus of een tijdelijk initiatief. Het gaat om het continu bouwen, onderhouden en activeren van een omgeving waarin medewerkers zich gehoord voelen, zelf ondersteuning kunnen vinden en gestimuleerd worden om zich persoonlijk en professioneel te ontwikkelen.
1. Bepaal doelen en scope
Wat wil jij bereiken met je welzijnsprogramma? Begin bij de waarom. Gaat het om minder verzuim binnen je organisatie? Het verhogen van de medewerkerstevredenheid, of wil je jouw medewerkers mentaal weerbaar maken en hun veerkracht versterken?
Het is belangrijk de doelen SMART te formuleren, dus bijvoorbeeld:
“Wij willen het ziekteverzuim binnen de organisatie met x % verlagen binnen x maanden” of “De medewerkerstevredenheid over mentale gezondheid moet van cijfer x naar cijfer y gaan binnen x tijd”
Het is belangrijk dat je deze doelen koppelt aan een strategisch thema, bijvoorbeeld duurzame inzetbaarheid of employer branding. Op die manier zorg je voor een structurele verankering in je organisatie.
2. Voer een behoefteanalyse uit
Wanneer werkt een welzijnsprogramma nu het best, als het aansluit bij de behoefte van je medewerkers. Probeer daarom inzicht te krijgen in waar die behoefte liggen. Waar lopen medewerkers tegenaan? Hoe wordt de werkdruk ervaren en welke ondersteuning missen ze?
Dit kun je bijvoorbeeld toetsen door een enquête of een focusgroep te organiseren, of door persoonlijke gesprekken te voeren. Combineer deze kwalitatieve inzichten met data uit je verzuimregistratie en medewerkerstevredenheidsonderzoeken.
Kijk daarbij niet alleen naar verzuimcijfers, maar ook naar signalen van medewerkers die nog niet uitvallen, zoals hoge werkdruk of lage betrokkenheid. Zo ondersteun je preventief en vergroot je duurzame inzetbaarheid.
Voorbeelden van wat je kunt onderzoeken zijn: hoe medewerkers hun werkbelasting ervaren, welke vormen van ondersteuning zij missen (bijvoorbeeld coaching of flexibele werktijden), of zij zich gehoord voelen binnen de organisatie en hoe goed zij werk en privé kunnen combineren.
Aanvullend kun je data gebruiken zoals scores op werkgeluk en stressniveau uit tevredenheidsonderzoeken, trends in engagement en het gebruik van welzijnsmodules. Door deze inzichten te combineren, ontstaat een compleet beeld dat verder gaat dan alleen verzuimdata en helpt om een programma te ontwikkelen dat medewerkers echt ondersteunt.
3. Ontwerp jouw welzijnsprogramma
De inzichten uit stap twee bieden een mooi inzicht vanuit waar je jouw programma kan vormgeven. Hierbij kun je denken aan drie niveaus.
- Individueel: 1-op-1 coaching, stressmanagementtraining, persoonlijke groei.
- Teamniveau: communicatie, werkdruk, sociale steun.
- Organisatieniveau: beleid, leiderschap, cultuur en werkstructuur.
- Levensfase en privébalans: rekening houden met de uitdagingen en verantwoordelijkheden die medewerkers in hun persoonlijke leven ervaren. Voor veel uitval speelt privéstress een rol, bijvoorbeeld door zorgtaken, gezinsdruk of persoonlijke crises.
Een effectief programma combineert drie belangrijke pijlers: Preventie, ondersteuning en ontwikkeling.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Preventie via korte e-learnings over onderwerpen als stress en mentale gezondheid
- Ondersteuning via (anonieme) 1-op-1 coaching en live sessies
- Ontwikkeling door leiderschapstrainingen voor managers en leidinggevende
Hierbij is een mix van digitale en persoonlijke interventies het best volgens onderzoek van het WHO.
4.Creëer draagvlak en interne communicatie
Een welzijnsprogramma werkt alleen als het de steun heeft van de juiste mensen binnen de organisatie. Betrek daarom stakeholders zoals HR, het management en medewerkers al tijdens het ontwerp en de voorbereidingen.
Draagvlak creëren gaat over duidelijk maken waarom het programma er is, wie erbij betrokken is en hoe iedereen kan bijdragen aan een succesvolle uitrol. Richt je communicatie op:
- Het doel van het programma: waarom investeren we in welzijn en wat levert het op?
- De rol van stakeholders: wie ondersteunt de uitrol, wie communiceert intern en wie is ambassadeur?
- Het proces en de livegang: hoe ziet de uitrol eruit en hoe worden medewerkers actief betrokken?
Gebruik hiervoor interne kanalen zoals intranet, nieuwsbrieven en teamoverleggen. Benoem ambassadeurs, medewerkers die het programma actief uitdragen en collega’s stimuleren om deel te nemen.
Op deze manier bouw je een stevig fundament van steun, betrokkenheid en duidelijkheid voordat het programma daadwerkelijk wordt uitgerold en gemeten.
5. Kies het juiste digitale welzijnsplatform
Een eenvoudige manier om medewerkers toegang te geven tot hulp en om de voortgang inzichtelijk te maken is een digitaal welzijnsplatform. Daarnaast helpt zo’n programma je ook initiatieven te bundelen.
Let bij het kiezen van een platform op de volgende punten:
- Gebruiksvriendelijkheid: is het makkelijk te gebruiken? Werkt het op de mobiele telefoon? Hoe snel kunnen medewerkers terecht? En hoe snel kunnen medewerkers gebruikmaken van het platform?
- Anonimiteit: kunnen medewerkers anoniem hulp krijgen en voelen ze zich daarmee veilig genoeg om hulp te vragen?
- Breedte van het aanbod: kunnen medewerkers terecht bij coaching, live-events, e-learnings en diverse soorten content? Zijn de onderwerpen breed genoeg en is er aanbod dat past bij verschillende medewerkers en levensfasen, zodat iedereen ondersteuning kan vinden die aansluit bij zijn of haar situatie?
- Data en inzichten: is er een mogelijkheid de resultaten meten en sturen op onderwerpen die spelen binnen jouw organisatie?
Evermood biedt organisaties één laagdrempelig platform dat deze functionaliteiten combineert, inclusief rapportages over het gebruik en het effect.
6. Implementeer en evalueer jouw welzijnsprogramma
Zorg ervoor dat de implementatie gestructureerd loopt met duidelijke fases:
- Pilot: start klein, bijvoorbeeld binnen één afdeling.
- Opschaling: breid uit op basis van feedback en resultaten.
- Continu verbeteren: evalueer minimaal elk kwartaal.
Gebruik interne kanalen zoals het intranet, een interne nieuwsbrief, teamoverleggen en benoem ambassadeurs van jouw programma, medewerkers die het programma actief uitdragen. En tot slot, maak het concreet, deel succesverhalen binnen je organisatie, meet de voortgang en vier mijlpalen.
Gebruik dit in combinatie met de dashboards om bij te houden hoeveel het platform gebruikt wordt, hoe tevreden collega’s zijn met het platform en wat het effect is. Koppel daarnaast je welzijnsdoelen aan de HR-KPI’s, zodat je het programma blijft prioriteren.
Waar moet je op letten tijdens jouw evaluatie?
Het is verstandig een welzijnsprogramma continu te blijven evalueren, want een welzijnsprogramma is nooit af. Regelmatig evalueren helpt je bij te sturen waar nodig, dit kan je het beste doen op drie niveaus:
- Gebruik: Hoeveel medewerkers maken gebruik van het welzijnsprogramma?
- Impact: Verandert er wat in gedrag, het stressniveau of de medewerkerstevredenheid?
- Effectiviteit: Daalt het verzuim? Of zijn medewerkers meer betrokken?
Buiten de kwantitatieve date is het ook goed om regelmatig feedback op te halen, door die data te combineren krijg je een goed beeld.
Hoe kies je een welzijnsplatform?
Een welzijnsplatform is een belangrijk onderdeel van jouw complete welzijnsprogramma. Een platform kan namelijk helpen inzicht te krijgen in wat er speelt en kan ervoor zorgen dat informatie voor medewerkers makkelijk en snel te vinden is. Wanneer je de keuze moet maken voor een platform let dan op de volgende drie factoren:
- Aanpasbaarheid: Is het platform makkelijk aan te passen, bijvoorbeeld wanneer je organisatie groeit?
- Integratie: Kan je andere initiatieven en bestaande HR-tools integreren?
- Bewezen effect: Zijn er referenties of casestudies beschikbaar?
Een goed digitaal welzijnsplatform biedt niet alleen interventies, maar biedt ook inzichten en inspiratie. Evermood combineert bijvoorbeeld 1-op-1 coaching, live events en e-learnings in één omgeving. Zo kunnen medewerkers op hun eigen tempo en eigen manier werken aan hun welzijn én HR krijgt duidelijk inzicht in de impact.
Probeer Evermood: het meest laagdrempelige digitale welzijnsplatform voor medewerkers
Een welzijnsprogramma opzetten, dat is één, maar het toegankelijk, meetbaar en effectief maken is de volgende stap. Veel organisaties vinden het lastig de losse initiatieven te bundelen. Het overzicht ontbreekt en de verschillende campagnes zijn niet met elkaar verbonden.
Evermood brengt daar verandering in. Evermood helpt je met alle initiatieven rondom mentale gezondheid, vitaliteit en persoonlijke groei samen te brengen in één digitaal platform!
Met Evermood geef je medewerkers directe toegang tot:
- 1-op-1 coaching: vertrouwelijk en anoniem, met erkende professionals.
- E-learnings en microtrainingen over thema’s als stressmanagement, balans en leiderschap.
- Virtuele live events over actuele thema’s binnen welzijn en werkgeluk.
- Een mediabibliotheek met video’s, artikelen en podcasts over mentaal en fysiek welzijn.
Zo kan iedere medewerker op zijn of haar eigen manier werken aan gezondheid en persoonlijke ontwikkeling, op een moment dat past. Tegelijkertijd biedt Evermood HR-afdelingen waardevolle inzichten via data en rapportages over deelname, gebruik en impact.
Organisaties zien daardoor niet alleen wat medewerkers nodig hebben, maar ook welke interventies het meeste effect hebben. Zo groeit jouw welzijnsprogramma mee met de behoeften van teams en individuen.
En misschien nog belangrijker: Evermood is laagdrempelig. Medewerkers hoeven geen formulieren in te vullen of leidinggevenden te informeren, ze kunnen direct zelf aan de slag. Dat zorgt voor meer gebruik, meer vertrouwen en een groter welzijnseffect.
