Juridisch

Privacy en beveiliging

Gegevensverwerking en Privacy Evermood Nederland [Geldig vanaf: 01-01-2025]

Functionaris voor gegevensbescherming

Freek Ebbers

Privacy Officer

Myrthe Aresvik

Voor vragen zijn zij te bereiken via: privacy@acture.nl

Veelgestelde vragen

Waar worden de gegevens opgeslagen?

We verwerken en slaan gegevens uitsluitend op in ISO 27001-gecertificeerde Open Telekom Cloud-datacenters in Duitsland.

Persoonlijke gegevens die Evermood verwerkt en opslaat, worden nooit naar niet-EU-landen verzonden, noch rechtstreeks door Evermood, noch via onderaannemers.

Welke gegevens worden verzameld en wie heeft toegang tot de gegevens?

Tijdens het reguliere gebruik van Evermood worden geen persoonsgegevens verzameld, waaronder ook geen IP-adressen.

Wanneer medewerkers contact opnemen met een contactpersoon via Evermood, kunnen zij vrijwillig persoonlijke gegevens invullen via vrije tekst velden. Deze gegevens zijn uitsluitend zichtbaar voor de door de medewerker zelf geselecteerde contactpersoon of andere betrokkenen die onderdeel zijn van het begeleidingstraject.

Wat zijn de technische vereisten voor de implementatie van Evermood?

Er zijn geen technische vereisten voor de integratie van Evermood. Het platform functioneert onafhankelijk van de bestaande IT-infrastructuur en is eenvoudig te implementeren via een link of te integreren in het intranet.

Hoe krijgen werknemers toegang tot Evermood?

Elke organisatie ontvangt een unieke, organisatie-specifieke, link waarmee medewerkers direct toegang krijgen tot Evermood. Deze link kan worden opgenomen in het intranet of als webapp op een smartphone of tablet worden opgeslagen. Een belangrijk voordeel van Evermood is de anonieme en laagdrempelige toegang: medewerkers hoeven geen persoonsgegevens in te voeren of in te loggen met een e-mailadres.

Hoe wordt ervoor gezorgd dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot het systeem?

Toegang tot Evermood verloopt via een unieke URL per organisatie. Deze URL wordt niet geïndexeerd door zoekmachines en is daardoor alleen vindbaar voor wie deze actief ontvangt. Indien gewenst kan Evermood ook voorzien worden van een ‘platform key’, een organisatie breed wachtwoord.

Evermood is toegankelijk ongeacht IP-adres of VPN, zodat medewerkers het platform ook thuis of onderweg kunnen gebruiken. En op elk device: computer, tablet of mobiel. 

Hoe wordt identiteitsbeheer geïmplementeerd? Worden er gebruikersaccounts aangemaakt en is hiervoor een interface nodig?

Voor geselecteerde contactpersonen binnen de organisatie (bijvoorbeeld vertrouwenspersonen, HR of bedrijfsmaatschappelijk werk) worden zogenaamde dashboardaccounts aangemaakt.

Hiervoor worden de voor- en achternaam, het e-mailadres en een wachtwoord opgeslagen. Contactpersonen loggen in via de organisatie-specifieke URL.

Er is geen aanvullende technische koppeling of interface met interne systemen nodig.